减少废标出现的概率,从采购代理机构来说,关键在于制作标书过程中要慎之又慎。在制作标书过程中,笔者认为至少要做到以下几点:

  对要求有详细精确了解 采购货物和服务时出现废标,一般是采购人对货物和服务有特殊的要求,或采购的货物和服务科技含量较高,结构比较复杂。而这些表现在货物的配置、性能和服务内容上,往往仅仅是一个数据或说明,很可能最容易疏忽。也有的对采购货物和服务中的配件和配套服务想当然地认为是供应商应当提供的,而不在采购要求中明确说明。当确定成交供应商时,因供应商的报价相差较大,型号不对才引起注意而过时已晚,造成废标。在一些代理公司制作标书时,往往仅写明配置,而对采购的性能要求、用途要求加以忽略,也有的采购方经办人没有对采购人的要求加以说明,代理公司也不与采购人沟通,致使采购产品并不能使采购人满意而废标。

  对市场密切关注 市场瞬息万变,产品更新换代日新月异,作为采购方往往会根据自己的使用习惯、对产品的偏爱提出自己的要求。也有的采购方在采购时提交的规格、配置、性能是从已经使用几年的产品中抄录下来的,如果代理公司照搬照抄,或是仅仅从网上查询产品,由于受地域、时间差异等因素的影响,并不能真切了解当地市场供货的情况。特别是采购数量较少时,很少有外地公司参与竞争,致使采购书发出后没有报名单位,或遭到潜在供应商的质疑后才明白。

  对供应商信息的跟踪 一些采购人采购要求往往是根据市场上、媒体上的广告信息提出来的,具有超前性。代理公司如果不掌握潜在供应商信息,就不可能知道这些货物和服务因市场上并没有供应商或供不应求暂时无货而没有可供货的供应商,采购信息发出后就必然会造成废标。也有的因货源偏紧,供应商不愿参与政府采购,甚至有的供应商都没有参与过政府采购,代理公司在这种情况下应通过每一个具体采购,发掘潜在供应商,动员和鼓励潜在供应商参与政府采购,否则很可能出现废标。

  对价格有灵敏的反应 因超预算而废标是废标中概率最大的。货物和服务采购,从编制预算到采购,一般总有一个周期,特别是比较大的采购项目,从立项到正式采购,往往周期较长。如果在采购时不对货物和服务的市场价格做到心中有数,并对可能获得的采购价格有一个正确的判断,很可能因报价超过预算而废标。有的代理公司只就货物和服务的技术要求咨询专家,而对价格却不予认真关注,认为这是编制预算人员的事,事实上作为代理公司如果发现预算价格和可能成交的价格有差异时应有建议的责任。也有的了解市场价,但并不了解市场价格的变化趋势,更有的凭想当然认为潜在供应商会以多少折扣提供货物和服务,致使确定成交供应商时因价格超过预算而废标。

  要减少废标概率,很重要的一点在于提高代理公司工作人员的责任心和业务能力,也要求采购方尽可能提供畅通的沟通渠道,保证代理公司了解采购人的意图,以便更好地为采购人服务。 
 


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